Несмотря на то, что в любой методике календарного планирования уже написано, в какой последовательности составлять график работ проекта, я попробую поделиться и своими мыслями на этот счет.

Итак, составления графика работ проекта состоит из следующих шагов:

Шаг 1. Определение этапов. Сначала нам нужно выделить крупные этапы в нашем проекте, по завершению которых можно будет делать выводы о результативности и успешности проекта, возможно пересматривать проект или премировать персонал. В общем, принцип разделения проекта на этапы не универсален, его определяет руководитель проекта. Но чаще всего, это какой-то блок работ, которые можно объединить по какому-то принципу. Также бывает проще определиться со сроками укрупненных этапов, чем отдельных работ, поэтому зачастую используют планирование сверху-вниз – это планирование сроков подзадач, исходя из установленных сроков этапов. Либо же используют планирование снизу-вверх – это когда сроки этапов мы узнаем после планирования подзадач, входящих в этап. Оба способа планирования имеют место быть, и служат для разных целей. Сверху вниз используется при жестко заданных сроках этапов, например, при уже заключенном договоре. Планирование снизу-вверх используется как раз для того, чтобы определить сроки этапов, например, при заключении договора и предоставления укрупненного графика Заказчику.

В проекте строительства дома, например, можно выделить такие этапы как: Подготовка строительной площадки, Строительно-монтажные работы, Прокладка наружных сетей, Благоустройство и Сдача объекта.

Шаг 2. Определение состава работ. Вторым шагом по созданию графика — будет определение состава работ этапов, которые мы выделили на первом шаге. Однако, если вам сложно начать именно с определения этапов, то можно и начать со списка работ, которые предусмотрены на проекте, а уже потом, окинув их общим взглядом, определить их в этапы.

Я считаю, не нужно привязываться к чекой последовательности шагов по планированию, главное начать хоть с чего-то, приближая себя к конечному результату – графику.

Единственное правило при объединении работ в этапы – состав работ должен быть настолько полным, чтобы мы могли судить о 100% завершении этапа. То есть, если все подзадачи выполнены, значит и этап завершен.

Итак, теперь нужно расписать конкретные работы этапов. Например, Подготовка строительной площадки может состоять из следующих работ: Установка забора, Вырубка деревьев, Устройство временных дорог.

Шаг 3. План по вехам. Выделить вехи проекта. По вехам, как и по этапам, также можно судить об успешности проекта, премировании персонала и делать управленческие выводы, относительно проекта. Однако, план по вехам обычно более детален, и полезен для презентации руководству. Руководству зачастую не важно, как вы достигаете той или иной контрольной точки, главное, чтобы она была выполнена в срок, поэтому нет смысла показывать весь рабочий график, можно презентовать только контрольные даты. Вех может быть и несколько внутри каждого этапа, как промежуточные результаты. Благодаря плану по вехам, можно варьировать работами проекта, менять связи и длительности, но при этом не двигая веху. Зачастую бывает так, что задержав какую-то работу, можно нагнать в другой, и весь процесс в итоге не влияет на контрольную точку, презентуемую руководству.

Шаг 4. Планирование процесса. Далее нам нужно спланировать процесс, исходя из взаимосвязей и длительностей работ. Если говорить о планировании графика в специализированном ПО, например, MS Project, то программа сама будет считать начало задачи, исходя из взаимосвязи с другой задачей. Если же не использовать спец ПО, то при установке даты начала задачи, нужно учесть, какие задачи из графика на нее влияют. Дата окончания задачи обычно рассчитывается исходя из длительности работы.

На данном этапе очень важно понимать процесс, который нужно спланировать. В этом обычно могут помочь специалисты в определённом процессе, исполнители работ, а также наработанный опыт в аналогичных проектах.

Длительность работ может определяться как исходя из выделенных ресурсов на проект, так и определяться исходя из технологического процесса, или же экспертным мнением специалиста или Руководителя проекта.

Например, при планировании процесса подготовки территории, нам нужно сначала поставить забор, как того требует регламент местного управления, потом вырубить деревья, и только потом проложить временные дороги для техники.

Шаг 5. Оптимизация графика. Когда мы, учитывая процесс, спланировали сроки проекта, обычно получается что-то вроде «на самом деле нам нужно уложиться в три раза быстрее», и вот тут начинается настоящая работа мозгами, как оптимизировать работы и связи, и оказывается, что некоторые работы можно запараллелить или выполнять быстрее, если добавить ресурсов. При оптимизации сроков следует обращать внимания на работы, лежащие на критическом пути (которые влияют на сроки завершения всего проекта).

Например, работы по вырубке деревьев и устройству временных дорог можно выполнять параллельно, с небольшим запаздыванием от начала вырубки.

Шаг 6. Планирование ресурсов. Отдельным шагом составления графика должно стать планирование ресурсов. Этот шаг как раз необходим, когда мы проводим оптимизацию графика, и если нам ещё потребуется составление бюджета. Ну например, мы хотим выполнить вырубку в два раза быстрее, чем спланировали изначально, подразумевая одну бригаду рабочих. Но при оптимизации графика сократили работу в два раза, посчитав, что проще нанять дополнительную бригаду рабочих. Теперь это и необходимо отразить в графике, чтобы учесть перед составлением бюджета проекта. Опять же, инструмент планирования не имеет значения, если четко понимать, о чем идет речь. Инструмент планирования лишь облегчает техническую часть работы, но не исключает человеческий фактор.

Стоит отметить, что ресурсное планирование может начинаться уже с первых шагов составления графика, когда нужно учитывать возможности ресурсов, это зависит от конкретного технологического процесса и смотря от чего мы отталкиваемся — от сроков или от наличия ресурсов. Вообще, ресурсное планирование — отдельная большая тема для изучения, но не стоит пренебрегать ей при составлении графика.

В случае с ресурсами, программа дает наглядный график ресурсов, где может оказаться, что некоторые работы пересекаются, и ресурс не сможет выполнять обе работы одновременно.

Итак, график работ готов. Теперь можно использовать его для составления бюджета проекта, путем определения стоимости каждой работы и разнесения ее во времени, исходя из срока работы. Также можно составлять смежные графики – график поставок, график закупки оборудования, график загрузки персонала и прочее.

Грамотно составленный график проекта – не только один из первичных документов управления проектом, но и отличный механизм мониторинга проекта и накопление базы знаний по определенному типу проекта.

Несколько советов для планирования проекта:

1. Если процесс проекта малоизвестен, то всегда можно посмотреть готовый шаблон проекта или в Интернете, или хотя бы в программе MS Project, просто хотя бы чтобы представлять, как систематизировать работы в проекте. Или почитать и изучить информацию о процессе, прежде чем приступать к планированию.
2. Также хорошим способом для планирования проекта является поиск компетентного или опытного человека в этом процессе. Если человек уже реализовывал похожий проект, он может помочь экспертным мнением.
3. Спросить исполнителя конкретных работ. Конечно, переложить слова исполнителя на управленческий график – весьма сложная задача, но зато это будет наиболее точная информация. Главное — уметь систематизировать и оформить полученную информацию.
4. Не стоит стремиться учесть все возможные работы в графике. Если вы не планируете актуализировать его каждый день, то расписывать задачи с точностью до часов нет смысла, он просто потеряет управляемость, а вы запутаетесь в множестве связей. Основное правило – график должен быть управляемым.
5. Нужно стремиться к тому, чтобы по одной работе было не более одного ответственного, особенно если она достаточно длительная. Потом, если по работе возникнут какие-то проблемы, будет понятно, с кого спросить.
6. Если сложно спланировать на достаточно большой горизонт планирования, то это не значит, что не нужно планировать совсем. Лучше сделать укрупненный график работ, и при приближении, когда ситуация будет яснее, детализировать график.

Первый раз составление графика кажется адом и обычно заканчивается полным запутыванием себя и всех вокруг. Оно и понятно, составление графика требует особого навыка, тут пригодится и знание процесса, и системного анализа, и коммуникаций, и терпения. Ваш первый график будет не идеален, но составив хотя бы какой-то график перед началом проекта, по его завершению, вы будете понимать, где допустили ошибки при планировании.