С вопросом «Кто должен вести график проекта?» я сталкивалась на протяжении всей своей деятельности, посвященной MS Project. Этот вопрос, конечно, методологический. Попробую обобщить свой опыт и высказать свое мнение по этому поводу.

Руководитель проекта (РП).

По методологии PMBOK именно РП должен составлять и отслеживать график проекта. Ну а как же иначе? Именно этот человек всегда в курсе всех событий с подрядчиками, заказчиками и прочими участниками проекта. Кто, если не он, может дать оперативную актуальную информацию? Но реалии таковы, что чтобы быть в курсе всего этого, РП затрачивает весь свой временной ресурс, и его уже не остается на график проекта. Кроме того, российские РП не всегда уделяют должное внимание развитию своей ИТ-грамотности и предпочитают делегировать работу с ИТ-системами и программами на других специально обученных людей. В моей практике встречалось очень мало РП, которые сами вели свой проект.

Плюсы, которые я вижу в этой роли для ведения графика – это, бесспорно, наилучшая осведомленность о ходе проекта, так же как и о технологическом процессе и всех нюансах проекта.

Минусами можно считать отсутствие дополнительной компетенции по специализированному ПО (будь то MS Project, Spider, Primavera), ведь хороший управленец не всегда ас информационных систем, да и кроме работы в такой программе на нем ещё достаточно ответственности и обязанностей работы в других программах (заявки, согласования, поручения, почта).  Поэтому, подбирая РП, работодатель, наверное, в последнюю очередь смотрит на умение РП работать в программе управления проектами. Данный минус можно решить обучением РП, но тут всё опять упирается во временной ресурс.

Также минусом можно считать мобильность РП, его редкое присутствие в офисе и не регламентированное рабочее время. Например, в таком режиме работы сложно вовремя предоставить актуальную отчетность по срокам проекта, потому что РП всю неделю может находиться на проекте или на встречах. Эта проблема может быть решена только очень развитой информационной инфраструктурой организации – предоставление ноутбуков, удаленно доступа, серьезная информационная безопасность, что может обеспечить лишь крупное предприятие.

Менеджер проекта (Заместитель Руководителя проекта)

Во многих организациях предусмотрена роль заместителя РП (назовем его МП), и чаще всего, это его руки. То есть функции управления и стратегии отдается РП, а МП делает всю эту работу руками в различных системах и отвечает за своевременную отчетность, как для РП, так и для руководства компании. МП дает РП инструмент для принятия управленческих решений.

В этой должности для ведения графика есть основные плюсы — это человек, практически также, как и РП разбирающийся в процессе и проекте, плюс ко всему наделенный полномочиями. Но чаще всего бывает, что и загружен он не меньше самого РП, пока РП ездит по встречам и выполняет управленческие функции, МП всё делает всю бумажную работу, которой в нашей стране всегда найдется.

Однако, при грамотном делегировании функций, МП может успешно заниматься планированием и ведением графика проекта.

Администратор проекта (АП).

Наиболее логичной ролью для ведения графика проекта является Администратор проекта. Это специально обученный человек, который в определённое по регламенту время собирает информацию с участников проекта, ответственных за работы, и вносит её в график. Сбор информации может осуществляться как посредством информационной системы, так и более просто – по почте, телефону, устно и т.п.  Как правило, на АП также функции администрирования, такие как: работа с документами и прочий административный функционал.

Преимуществом этой роли для ведения графика проекта является то, что для должности определяется четкая обязанность – собирать данные в график проекта, что влечет за собой своевременное предоставление данных к отчетности, а также наличие наиболее актуальной информации в графике.

Недостатков в этой роли я вижу больше. В российских компаниях администраторам проекта обычно платят весьма скромно, считая, что эта должность достаточно простая, ну что там, работа с бумажками. Поэтому и уровень владения специализированным ПО управления проектами обычно не высок. И максимум что может делать такой специалист – это просто заносить даты и цифры в отчет в формате Excel и Word. Как правило, АП и не разбирается в тонкостях технологического процесса для того, чтобы вести полноценный график проекта со всеми взаимосвязями и ресурсами. Отсюда и получим не планирование, а просто учет. Конечно, при таком процессе ведения графика, РП должен садиться и проверять, что внес АП в график проекта, анализировать и на основе этого планировать и принимать управленческие решения. А это тоже время РП, ещё и на понимание того, откуда такая информация и почему. Если же АП в совершенстве владеет основами планирования и  специализированным ПО, то и уровень зарплаты просит выше, да и на должность претендует уже другую.

Инженер по планированию (ИП).

Как известно, в СССР был отдельный институт плановиков, и это считалось самостоятельной профессией. По сути, инженер по планированию должен не только понимать, как планировать бюджет, сроки и ресурсы, но и быть специалистом в своей области, весь в каждой области своя специфика. В российском бизнесе, плюс ко всему, в каждой компании ещё и свои нюансы ведения бизнеса. В компаниях редко существует такая должность, однако, я уже во второй компании сталкиваюсь именно с ней.

Преимуществом данной роли является, как и у АП, конкретная обязанность вовремя предоставлять актуальную информацию по проекту. Однако, дополнительным бонусом является не только фактические данные, но планирование и отслеживание проекта. Несомненным плюсам также является и то, что ИП может вести параллельно планирование бюджета с графиком проекта, ведь эти две составляющие проекта напрямую зависят друг от друга. Отсюда и эффективность бизнеса компании – при правильном планировании можно заранее принимать серьезные управленческие решения.

Минусами в реалиях российского бизнеса является, во-первых, придание малой роли планированию проекта и поэтому на такого специалиста пытаются возложить дополнительные функции, из-за которых ИП перестает справляться с основными своими обязанностями. Во-вторых, узкий рынок таких специалистов. ИП должен обладать высокой компетенцией как в области бизнеса, так и процессах планирования и, конечно же, в специализированном ПО, поэтому рано или поздно такие специалисты начинают претендовать на более высокие позиции и оплату труда. В связи с этим же, очень сложный подбор кандидатов как раз потому, что института плановиков сейчас нет, и не каждый человек осознанно будет искать данную должность, скорее ИП воспитываются внутри компании, на что требуется достаточно времени.

Выводы

Исходя из своего опыта работы на различных проектах, могу сказать, что планированию отводится незначительная роль, и зачастую функции планирования пытаются возложить на совершенно разных специалистов. Я же считаю, что планирование – залог успеха любого бизнеса, и необходимо более системно подходить к данному процессу в компании. По сути не важно какой специалист наделен этой функцией, необходимо четко определить методику планирования конкретно в вашей компании, быть специалистом в технологическом процессе и уделять планированию должное внимание.

Когда мы тратим время на планирование, его становится больше =))