Сколько себя помню в строительстве – столько и витала эта идея у руководства компаний: связать бюджет и график. Спустя 6 лет работы в этой сфере я так и не увидела ни одного такого решения, и попыталась разобраться, почему так происходит. Мое мнение относится скорее к структуре Заказчика и Генподрядчика.
- Детализация. Как правило, у бюджета и графика разная детализация. Чтобы график был рабочим и управляемым нужно постоянно добавлять дополнительные задачи, детализировать его, чтобы сохранить критический путь и спланировать более точные сроки. Строки же бюджета обычно более укрупнены, собраны из более подробных смет, опять же, которые в графике совершенно не нужны, дабы не усложнять процесс планирования. В сметах зачастую много позиций, которые не нужно учитывать в графике. Также в бюджете много ежемесячно повторяющихся статей, типа охраны площадки, эксплуатационные расходы, которые в графике будут лишь мешать и нарушать критический путь. Вот и получается – детализация в графика и бюджетах не совпадает.
- Методология. Принципы и подход планирования бюджета и графика зачастую отличаются, например, сроки спускают сверху, а бюджет планируется снизу-вверх. При этом, процесс планирования различается.
- Инструмент. Что бюджет, что график должны являться быстрым и оперативным инструментом планирования. Иногда нужно внести корректировки в одну из сущностей: деньги или сроки, и нет возможности проанализировать другое. Конечно, в этом и кроется подвох, и такое большое желание руководства связать эти две сущности – потому что зачастую забывают вносить корректировки в обе сущности. Но есть специализированные инструменты, предназначенные лучше всего для планирования бюджета или графика, а не скрещенное решение, которое обязательно урезает функционал для планирования или денег, или сроков, да ещё и дорого стоит.
- Сроки работ и денег не совпадают. Как это ни странно, но денежный поток не всегда совпадает со сроками физического выполнения работ. Во-первых, это авансы, которые начинаются раньше выполнения работ, во-вторых, это гарантийные удержания, которые выплачиваются спустя год по завершению работ. Также бывает так, что физически работа в графике завершена, но идут какие-то доделки, и деньги за выполненные работы до сих пор платятся. Ну и классика строительного жанра — особые отношения с подрядчиком, работы могут быть завершены, но акт выполненных работ не подписывается, или деньги до сих пор выплачиваются, или ещё куча разных вариаций на эту тему))
- Разный потребитель. В конечном счете руководству компании нужно получить актуальную финансовую модель, а какими средствами она достигается — уже не так важно, хотя график и бюджет как раз и играют основную роль) Так что, в итоге график становится инструментом площадки, а бюджет — инструментом финансистов)
Синхронизированное планирование график-бюджет очень помогает на этапе инициации проекта, когда нужно разработать ориентировочную финансовую модель, поэтому всё же совсем списывать со счетов это решение не стоит ))
Как же можно отслеживать соответствие графика и бюджета, когда они живут собственной жизнью?
- Ну во-первых, вести всё в единой структуре WBS, а в простонародье – Классификатор. Детализация и названия могут быть сколько угодно разными, но «схлапываться» они должны в единую структуру – отчет. Ну а дальше можно сравнивать))
- Во-вторых, анализ отклонений. Спустя три месяца после утверждения базового плана и, конечно же, ежемесячной актуализации бюджетов и графиков, уже можно видеть аналитику, которая позволит сделать предположения, соответствует ли бюджет графику и наоборот) Ну например, если мы не доосваиваем запланированный бюджет, вполне возможно, дело в срыве сроков, стоит обратить внимание и на график. Или если мы сильно отклоняемся от графика, возможно пора менять и бюджет, чтобы нагнать его) Визуализация лучше всего позволяет анализировать отклонения.
Конечно, когда много проектов, ручной анализ каждого проекта весьма трудозатратное дело, тогда может выручить какое-то интеграционное решение, возможно даже на базе 1С 😀
Но могу сказать, что с проектами до 10шт, справляемся силами 1C+Excel+MS Project.
