Я уже 6 лет работаю в строительстве и больше всего, с чем мне доводилось работать на протяжении этих лет – с графиками проектов. Я работала и в структуре технического заказчика, и генподрядчика. Компании, в которых я работала, занимались строительством жилых объектов, социальной инфраструктуры, бизнес центров. Статья будет полезна скорее для начинающих PMO в этой сфере и для тех, кто только решился внедрять календарное планирования в строительной компании.

Ни для кого не секрет, что стройка всегда держалась отдельной планетой от проектного управления, у них всегда были немного другие правила)) Только недавно специалисты со стройки начали иногда спускаться на нашу планету, чтобы немного вникнуть в суть проектного управления. Большинство их них до сих пор смеются над всем этим и говорят на неизвестном нам языке, живут по только известным им правилам и регламентам. На планете стройки привыкли составлять таблицы динамики рабочей силы, но не привыкли планировать эту самую рабочую силу. Там привыкли планировать объемы, но не привыкли планировать сроки. Там привыкли докладывать, сколько нужно денег, но не привыкли – сколько нужно времени. Там любят рисовать графики и вешать их на стену до конца строительства. Я попыталась выявить, что нужно для составления рабочего графика, чтобы он продолжал быть актуальным на протяжении всего проекта.

Для начала давайте определимся, что мы будем понимать под рабочим графиком проекта? Во-первых, рабочий график проекта учитывает реальный технологический процесс. Не теоретический, а практический. Например, в стройке строительство начинается, не дождавшись завершения проектирования. Зачастую какие-то согласования мы получаем позже физического начала работ.

При этом график должен учитывать все возможные этапы и работы, чтобы ни о чем не забыть. График обязательно должен содержать актуальную информацию как минимум по срокам, по нему мы должны делать анализ проекта «а что, если…», чтобы рассчитать все риски.

Ну и кроме всего этого, график должен отвечать на вопросы разных уровней: для руководства достаточно ключевых дат экспертизы, начала строительства и ввода в эксплуатацию, а вот уровнями ниже должна быть расшифровка каждой даты, влияющей на сроки высшего уровня.

Итак, что же нам нужно для того, чтобы увидеть, когда-то такой график работ? На моем опыте, требовалось около 2 лет с начала внедрения, чтобы увидеть что-то похожее на рабочий график проекта 🙂

Я провела небольшое исследование на тему, какие могут быть факторы успеха для составления рабочего графика. Под опросом разгорелся небольшой спор на тему, что неплохо бы понимать, для кого и зачем этот график. На мой взгляд, рабочий график – это инструмент исключительно для рабочей группы и всё внедрение должно быть направлено на работу именно с ними. А уже из рабочего графика можно делать отчеты для высшего руководства и других уровней заинтересованных пользователей. Но главное – чтобы он был, и был не просто так.

Позиционирование – это вообще маркетинговый термин: формирование необходимого образа продукта в воображение целевой аудитории. Опыт в строительстве показал, что даже если график нужен для акционера и отчетности, говорить вслух такое нельзя)) Ведь в конечном итоге, да, график всё равно нужен для собственника, чтобы получить правильный финансовый поток и грамотно распределить средства. А это помогает достичь наибольшей прибыли.

Если будет прибыль, то премии по любому будут) Но наказывать строителей за сроки – бесполезное дело) Всегда найдется миллион факторов срыва срока, с которыми очень сложно спорить. Или будут давать сроки, умноженные на пять, чтобы не ошибиться. А меж тем, финансовые потоки нужно распределять правильно. Неправильное планирование сроков ведет к неправильному планирование денежных потоков, а отсюда невыгодные кредиты, и прочие финансовые огорчения, известные только ТОПам. Поэтому важно донести, что приближенные сроки – это необходимо для достижения прибыли.

Но самое главное, График – это мы сами для себя ставим ориентиры, используя весь аналитический материал, который у нас в распоряжении. Видим взаимосвязи между отделами, можем видеть кто на чью работу влияет и вовремя предпринимать какие-то действия, договариваться, планировать ресурсы, тендеры, закупки. Можем штрафовать подрядчиков за невыполнение сроков, в конце концов. Вот тогда строители начинают с тобой разговаривать))))

Позиционирование графика как форма отчета никогда не приводило ни к чему хорошему, большинство из команды проекта даже не знали о его существовании.

Заинтересованность руководства крайне важна. Но заинтересованность РП все-таки важнее, чем заинтересованность ТОП-менеджера. ТОП-менеджера в итоге все-равно будет волновать только конечная финансовая модель, а РП участвует во всем процессе реализации проекта. Инициативы ТОПа достаточно лишь на начальных стадиях внедрения календарного планирования, когда нужно дать старт проекту внедрения и проявить интерес на первых Проектных комитетах, когда как интерес РП требуется на всех этапах проекта, и чем дальше проект, тем больше  организованности и слаженности требуется в процессе актуализации графика, потому что на стадии СМР начинается просто аврал)) А если ТОП будет вмешиваться в процесс планирования и проявлять всё больший интерес, то качество графика будет падать из-за того, что все попросту будут бояться предоставить «не те» сроки. Поэтому здесь нужно отдать график на откуп РП и полностью ему довериться.

Инициация внедрения календарного планирования в стройке обычно приходит от более молодых и продвинутых ТОП-менеджеров, которые уже знакомы с проектным управлением, убедить внедрить календарное планирование в организациях старой формации весьма затруднительно.

Как показывает практика, заинтересовать РП ещё сложнее, чем ТОПа. РП в стройке обычно всё знает, зачем ему график. Давления ТОПа для составления именно рабочего графика тоже обычно не хватает, ведь всегда можно посидеть рассказать всё за чашечкой кофе, минуя все эти бюрократические процедуры. Поэтому здесь важно выработка культуры планирования у всего персонала, чтобы они сами для себя понимали удобство этого.

Это сугубо привычка РП – использовать график у себя в работе. Проводить по нему совещание, составлять план работ на неделю. Если у РП есть эта культура – он прививает её всей команде проекта. Такие РП зачастую воспитываются внутри самой организации.

Выделенный специалист, инженер по планированию – вот что стало модно в строительстве и он значительно повышает шансы на создание рабочего графика. Наделенный компетенцией не только оператора специальных программ, но и техническими знаниями в области, такой специалист может не только внести данные, но и проанализировать их, дать свой прогноз.

Позиционирование такого человека также очень важно. Например, человек внутри команды проекта, хорошо разбирается в проекте, но велика вероятность заваливания его любой другой работой. Тем более если РП не заинтересован в рабочем графика проекта, то совершенно точно он не сможет дать ИП полномочие и позиционирование, чтобы вся команда безоговорочно давала ему данные. Ну и как это бывает: раз составил график, то давай и бюджет, о ну раз ты знаешь бюджет – заводи заявки, о так кстати и тендерную документацию подготовь, у тебя же сроки и бюджет, ну тогда уж и договор составь и отследи. ИП внутри группы, как правило, превращается в разнорабочего.

Зато более успешный опыт использование внешнего ИП, подчиняющегося напрямую ТОПу. Человек из головного офиса всегда воспринимается более авторитетно, главное – дать понять, что он назначен для облегчения жизни, а именно – помощи в планировании. Внешним взглядом такой специалист всегда видит все возможные риски срыва сроков и может вовремя о них сигнализировать руководству, а также смежным специалистам и подразделениям, где есть взаимосвязи работ.

Плюс такого специалиста – он будущий РП. Навыки коммуникации, полученные при работе инженером по планированию могут частично заменить лидерство, знания в УП он может получить также при работе ИП. Такой специалист обладаем преимуществом перед наемными – он уже в курсе всех процедур.

Немаловажным пунктом идет отлаженный организационный процесс, и в принципе качество процессов УП в компании.

График конечно можно составить и без регламентов и методик, принятых в компании, но скорее всего, это будет бред сумасшедшего. Каждый строитель живет каким-то свои пониманием процесса. «Сколько людей – столько мнений» – это про строителей.  Поэтому важно иметь под рукой как минимум шаблон графика, задачи в котором будут понятны всем участникам процесса, а потом его уже можно детализировать до уровня ниже.

Отлаженный процесс подразумевает не сколько регламенты, строители их даже не читают, сколько организация процесса составления и актуализации графика.

Накопленная база знаний поможет спрогнозировать сроки по похожим проектам. WBS (в простонародье Классификатор) поможет структурировать всю проектную деятельность, ну а шаблон графика проекта поможет ничего не забыть при планировании сроков.

Надо отметить, что процесс может отлаживаться параллельно с разработкой графика, не обязательно ждать, пока всё внедрение завершиться.

И лишь на последнем месте сам инструмент) Однако, с помощью правильно выбранного инструмента можно облегчить жизнь по всем предыдущим пунктам: если он удобный и доступный, то проще его будет позиционировать, если он позволяет удобно делать разные виды срезов и отчетов – это поможет заинтересовать руководителей, от инструмента зависит сколько грамотных специалистов на рынке. Конечно, график является и сам лишь инструментом управления проектом, но не решает все проблемы и не строит за нас здания))

Например, очень сложно было позиционировать график, как удобный инструмент, когда у нас была система планирования в 1С )))) Людям приходилось тратить по полдня на актуализацию графика из-за долгого пересчета модели. Сложно было и найти компетентных специалистов, которые могут администрировать эту систему или работать в ней.

В прожекте удалось создать наиболее рабочий график за счет возможности представления отчетности, простоты использования, доступного интерфейса. Кроме того, программный продукт развивается, добавлен Project Online, ручное планирование, планирование материалов и ресурсов.

Функции, которые нам удается реализовать в MS Project: планирование сроков, отслеживание задач по ответственным, метод контрольных точек, разно уровневая отчетность.

Из рабочего графика уже можно получить: прогнозирование сроков, отчетность для банка, отчетность для акционера, график для подготовки к тендерам, график для подрядчиков.

Планирование в стройке действительно трудоёмкий и не простой процесс, требующий множество вводных данных и зависящий от множества факторов. Но за те 6 лет, что я в стройке, эта сфера очень продвинулась вперед: компании начали осознавать, что нужен не просто график, висящий на стене, но и актуализация планов, начали задумываться о грамотном управлении проектами и создавать проектные офисы, наконец-то поняли, что бюджеты не  безлимитные)

Начали применять и более серьезные инструменты, и анализ данных. Пусть стройка не всегда поспевает за новым функционалом, но хотя бы начали работать над остальными аспектами проектной деятельности.