Ни для кого не секрет, что система поручений – часть корпоративной системы управления проектами. И эта часть зачастую бывает недооценена. Все так или иначе пытаются вести протоколы проектных встреч, но это не значит, что система работает. Работоспособность системы можно оценить, если каждое поручение руководителя исполняется, или заранее предупреждается о возможных проблемах, когда ни одно поручение не уходит «в тишину».
Несомненно, внедрение системы поручений требует полной формализации этого процесса – от момента проведения проектного совещания и поставки задачи, до итогового отчета о выполнении. Это кажется достаточно сложным, но несет в себе неоспоримый плюс для руководителя – теперь процесс выдачи и контроля поручений четко понятен (+).
Отсюда и второй плюс внедрения системы поручений, который конечно зависит от качества описания процесса, и многих других факторов, — будет осуществляться контроль исполнения (+). То есть, ни одно поручение, высказанное на проектном совещании, не «уйдет в тишину», будет замечено и проработано. А своевременное исполнение поручений влечет большую вероятность своевременного выполнения проектов компании))
Это конечно звучит как детский сад, но система поручений действительно вырабатывает исполнительскую дисциплину (+) в компании. Так уж устроен русский менталитет, что человек может и забыть, и не сделать, потому что не знает, как, или ждет пока спросят ещё раз, или надеется, что пронесет)) А если есть регулярная мотивация в виде напоминалок и отчетов о состоянии поручений, хочешь, не хочешь – надо искать варианты решения.
Но система поручений имеет плюсы не только для руководителя, проводящего совещание, но и сотрудников, участвующих в нем. Если это проектное совещание, где руководством компании рассматриваются проекты компании, то у руководителя проекта есть возможность поднять вопрос, не находящийся в его полномочиях, и тогда поручение будет назначено тому, у кого есть полномочия для решения данного вопроса. С помощью системы поручений можно грамотно делегировать проектные задачи (+), оставляя их под контролем руководства.
Конечно, не может не быть ложки дёгтя в бочке мёда, у системы поручений существуют и минусы.
Всё это хорошо и красиво, но какими жертвами – повышение трудозатрат (-) как на внедрение, администрирование системы поручений, так и на время сотрудников, чтобы отчитываться по поручениям. Тут нужно понимать, что если у сотрудника накапливается слишком много личных поручений, то это уже более глобальная системная проблема. Или не зашиться в настройке и автоматизации процесса, сосредоточиться на отдаче. Главное, чтобы процесс не превратился в процесс ради процесса, когда трудозатраты на систему тратятся, а в итоге это никому не нужно.
Ещё один минус кроется в том, что система не работает сама по себе (-). Как правило, люди не бегут докладывать о поручениях и проблемах в реализации самостоятельно. С них постоянно нужно собирать актуальный статус, напоминать о предстоящий поручениях, предупреждать о просрочках. Это во многом помогает решить автоматизированная система, но этого мало. Нужна мотивация и контроль. Люди должны видеть, что поручения, поставленные им, реально отслеживаются и на их основе принимаются решения. В идеале – привязка личных KPI к системе поручений, тогда точно система будет работать))) Но это уже более высокий уровень зрелости компании, где процессы наиболее отлажены. Мотивация в виде периодического контроля со стороны руководства – тоже подойдет))
В общем, система поручений может как упростить, так и усложнить жизнь компании, поэтому не стоит относится легкомысленно к внедрению такой системы, нужно максимально продумать этот процесс, донести до сотрудников, раздать соответствующие полномочия, выделить ресурсы.
