Решила я тут помочь одной студентке решить кейс по управлению временем и ресурсами в MS Project. Не денег ради, а интереса для)))) Раз уж у нас на работе не уделяют должное внимание планированию, так хоть помочь тем, кому это немного нужно)) Кстати, я уже как-то писала, о том, как составлять график проекта.

Кейс, надо сказать, оказался веселый)) потратила часа 3, распределяя рабочее время менеджера проекта и его ассистента, но по-моему что-то получилось!

КЕЙС

Вы — менеджер рекламного агентства. Спланируйте деятельность в рамках своей зоны ответственности так, чтобы все задачи были выполнены в указанные сроки. Представьте результат в любом наглядном формате.

Сроки:

у Вас есть 2 дня с 10:00 утра первого дня до 17:00 вечера второго дня Задача:
к 17:00 второго дня должно быть выполнено:
>макет двух страниц веб-сайта
>подготовлен к запуску новый проект
>проведено интервью с кандидатом на работу
>проведена встреча с клиентом
>прочитан бриф на новый проект
>подготовлено предложение клиенту на призы под имидж бренда
>подготовлен внутренний график платежей проектов
>подготовлен к производству проект по нанесению на кружки
>проверен договор с подрядчиком
>пройден тренинг

Условия:
>все дизайны, калькуляции и структуры должны быть утверждены клиентом
>при утверждении клиентом затрачивается только время клиента
>время исполнения задач можно дробить
>в задачах с внутренними этапами необходимо соблюдать последовательность этапов
>время на проверку заданий, выполненных ассистентом, составляет 0.25 часа, которые прибавляются ко времени исполнения задачи

Ресурсы:
>менеджер
>ассистент
>дизайнер (рабочее время с 10 до 1800)
>клиент (рабочее время с 10 до 1800)

Этапы и время исполнения задач (в часах):

макет двух страниц веб-сайта
-разработка структуры веб-сайта 3
-утверждение структуры у клиента 0,5
-разработка дизайна 3
-утверждение дизайна клиентом 0,5

подготовка к запуску нового проекта
-разработка концепции продвижения продукта 2
-подготовка Power Point презентации программы клиенту 4
-подготовка плана проекта 1,5

предложение клиенту на призы под имидж бренда
-креатив призов 1,5
-подготовка калькуляции 2
— подготовка креативного предложения 2

подготовка к запуску проекта по нанесению на кружки
-подготовить калькуляцию по прайсу 0,5
-подготовить предложение клиенту по шаблону 0,5
-утвердить предложение у клиента 0,5
-разработать дизайн нанесения на кружки 1
-утвердить дизайн нанесения на кружки у клиента 0,5

отдельные задачи
-ознакомиться с брифом 0,5
-интервью с кандидатом на работу (фиксированное время с 11:00 первого дня) 1
-подготовка внутреннего графика платежей 2
-встреча с клиентом, включая дорогу 2,5
-проверка договора с подрядчиком 0,5
-общекорпоративный тренинг (фиксированное время с 13:00 до 15:00) второго дня 2

Шаги по составлению графика:

1. Сначала я подготовила календари. По умолчанию в MS Project календарь с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед. Тут же в задании почему-то рабочий день менеджера и ассистента с 10:00 до 17:00 без обеда))) У дизайнера и клиента — с 10:00 до 18:00. Поэтому пришлось создать два календаря для проекта, по умолчанию назначить с 10:00 до 17:00. И два календаря для ресурсов.

2. Затем я создала ресурсы и назначила им календари.

3. Начало планирования начинается с создания структуры проекта, поэтому я завела все задачи, согласно заданию, учитывая иерархию работ.

4. Затем я спланировала длительности задач и необходимые взаимосвязи внутри этапов.

5. Проставила вехи, обозначенные в задании, чтобы не потерять результат.

Итак, мы получили общую структуру и процесс, но теперь нужно спланировать ресурсы.

6. С дизайнером и клиентом всё понятно, но оставшиеся работы нужно распределить между менеджером и ассистентом, добавив к длительности работ, выполняемые ассистентом, время на проверку менеджером. Поэтому далее я назначила дизайнера и клиента на их задачи, затем распределила задачи между ассистентом и менеджером с точки зрения, какую бы задачу я могла доверить, будучи менеджером проекта, своему ассистенту.

7. Дальше началось самое веселое)))) Задачи ассистента я разбила на две задачи: выполнение задачи и проверка ее менеджером. Задачи с одним ответственным планировать легче. А также для того, чтобы посчитать, сколько суммарно придется часов на каждого, должно быть не более 14 часов (так как рабочий день с 10 до 17).

8. Дальше ещё интереснее)) В попытках устранить перегрузку ресурсов через Планирование групп, я поняла, что все задачи никак не помещаются друг за другом) Поэтому сначала я выстроила самые приоритетные, с моей точки зрения, работы, с которыми связаны и другие работы в этапах, а уже потом работы из отдельного списка задач.

9. Выравнивание ресурсов привело к тому, что осталось несколько отдельных задач, которые можно выполнять частями, например, подготовку внутреннего графика платежей или проверку договора с подрядчиком. Разбив некоторые задачи на подзадачи, согласно условию, что время исполнения задачи можно дробить, я наконец-то уложилась ровно в 2 дня 🙂

10. В итоге я сформировала три вида представления графика:

— Диаграмма Ганта;
— Планирование групп (представление, с помощью которого я выравнивала ресурсы);
— Табель рабочего времени (представление Использование ресурсов).