Казалось бы, что тут заинтересовывать? Планирование всегда было основополагающим эффективности работы компании. Правильно спланированный бюджет и сроки работ неизменно ведут к получению нужного результата. Оказывается, что нет. Если бюджет проекта хотя бы как-то планируется на этапе инициации проекта, то отношение к срокам весьма посредственное, а о ежемесячной актуализации вообще редко идет речь.

В этой статье постараюсь изложить свой небольшой опыт и свой собственный взгляд на то, как можно привлечь внимание руководства к внедрению календарного планирования проекта. Я буду затрагивать только часть, относящуюся к срокам проекта, так как непосредственно работаю с этой областью управления проектами.

По логике, руководитель компании сам должен выступить инициатором внедрения календарного планирования, однако, это может быть руководитель другого подразделения, отдел методологии и т.д. Если в компании сформирован проектный офис, значит шаги на пути к календарному планированию уже сделаны, остается лишь выбрать инструмент. Обычно, внедряется сразу система управления проектами (СУП) – и методология, и инструмент. Однако, можно начать с малого, например просто с локального MS Project, чтобы понять, какого функционала не хватает и постепенно усложнять инструмент, а не пытаться использовать сразу весь функционал, введя этим в шок весь персонал.

Итак, вы решили убедить руководство правильно планировать и использовать MS Project или любой другой инструмент:

1.Подготовить презентацию, рассказывающую о процессах планирования, возможностях и функциях инструмента планирования. Тут все банально – нужно собрать наиболее полную информацию, рассказать, какие возможности откроются для компании при внедрении календарного планирования. Лучше всего оформить красивую презентацию или пригласить специально обученных людей рассказать об этом. Информацию можно найти в интернете, а также пообщаться на специализированных форумах. При желании, можно даже оценить процент повышения эффективности бизнеса конкретно для вашей сферы деятельности.

2.Привести примеры организаций, где используется методика календарного планирования и аналогичный инструмент, лучше из такой же области, привести финансовые и другие показатели успешности конкурента. Эту информацию можно использовать в презентации руководству, описанной в первом пункте.

Эти пункты наиболее очевидны и обычно ими дело и ограничивается, но лучше воспользоваться более практическим подходом и выделить на это больше времени.

3.Сделать в MS Project красивый график и показать руководству. Конечно, лучше, чтобы это был график реального проекта с реальными сроками. Настройки Диаграммы Ганта позволяют очень красочно оформить график, а также можно задействовать Шкалу времени. Не нужно забывать, что руководство мыслит более глобально, чем отдельные специалисты, и визуализация играет большую роль. Она помогает сократить время на изучение информации и увидеть картину в целом.

4.Ещё один способ визуализации – отчет. Необходимо показать, как можно обеспечить единый подход ко всем проектам, настроить всем единую форму отчета, который будет формироваться легко и просто, из той информации, которую сотрудники будут вести в своем проекте. Лучше тщательнее проанализировать подход руководства к отчетам и выявить ту информацию, которая будет наиболее полезна руководителю для принятия эффективных управленческих решений.

5.Для наиболее полной картины идеальным вариантом будет провести тестирование методики и инструмента на одном из проектов. В этом случае без поддержки руководства не обойтись, потому что понадобится энтузиазм и время задействованного в тестировании персонала. Зато и результат будет самым убедительным.

6.И один универсальный совет, который подойдет для любых вопросов, решаемых с руководством, и является, на мой взгляд, очевидным: идя к руководству, не спрашивай, а предлагай. Не нужно спрашивать у руководителя, что он хочет увидеть и как для него будет лучше, просто подготовьте несколько вариантов отчетов, графиков, предложений по внедрению и пусть он уже смотрит, и на основе этого говорит, чего не хватает и как он это видит.

В любом случае, для успешного внедрения методик и инструментов планирования, интерес и поддержка руководства необходимы. И стоит задуматься – стоит ли работать в компании, которая не уделяет должного внимания планированию своих проектов?